KERANGKA ACUAN
Rekrutmen Finance Officer
Lokasi: Jakarta
I. LATAR BELAKANG
Untuk meningkatkan performa keuangan lembaga dalam mendukung kerja-kerja gerakan pembangunan perdamaian, The Asian Muslim Action Network (AMAN) Indonesia akan melakukan rekrutmen untuk posisi Finance Officer untuk membantu Finance Manager dalam pengelolaan keuangan lembaga. Posisi ini berkedudukan di Jakarta. Tim keuangan bertugas untuk memastikan dukungan keuangan terhadap implementasi program berjalan dengan baik serta efektif dan efisien.
Rekrutmen ini berdasarkan pada Standar Operational Procedure (SOP) Kepegawaian AMAN Indonesia yang mengatur tentang rekrutmen yaitu di BAB III Pasal 6 Tentang Penerimaan Staf.
II. TUJUAN
Tujuan dari kegiatan rekrutmen ini adalah untuk mendapatkan tenaga pendukung sesuai dengan kompetisi yang dipersyaratkan untuk mendukung pelaksanaan tugas divisi keuangan untuk posisi Finance Officer.
III. LIINGKUP TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
A. FUNGSI POKOK
- Membantu Finance Manager dalam kerja-kerja administrasi keuangan lembaga
- Memproses semua transaksi keuangan di Lembaga maupun program sesuai dengan SOP.
B. TUGAS-TUGAS POKOK
- Melaksanakan kerja-kerja administrasi keuangan dan kasir
- Memeriksa semua kelengkapan dokumen permintaan pembayaran melalui kas dan bank yang diajukan oleh Staf program, Program Manager dan pihak ketiga (Lembaga lain) sesuai dengan peraturan keuangan Lembaga dan di sesuaikan Budget yang sudah disetujui oleh masing-masing donor.
- Dokumen pembayaran diproses jika sudah mendapatkan approval dari Finance Manager dan Program Manager
- Menyiapkan pembayaran kas dan bank (membuat aplikasi transfer, aplikasi pengambilan tunai, dan aplikasi setoran) beserta voucher pembayarannya.
- Mempersiapkan dan membayar gaji bulanan staf, pajak, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
- Membuat daftar pengajuan keuangan baik melalui bank atau kas.
- Menginput data transaksi ke dalam internet banking/CMS untuk kemudian dimintakan approval kepada management.
- Melakukan transaksi kas setelah diketahui oleh Finance Manager
- Membuat laporan Buku Bank dan Buku Kas harian masing-masing donor (dengan mencatat semua transaksi Lembaga baik yang melalui Bank ataupun Kas sesuai dengan format yang ada)
- Mengelola dana petty cash, uang muka untuk kegiatan program dan operational Lembaga
- Menindaklanjuti daftar outstanding advance (uang muka) program dan operational lembaga untuk masing-masing donor secara periodik yang dibuat oleh Accounting officer, untuk memastikan penyelesaian pertanggungjawaban uang muka kepada PIC masing-masing.
- Memeriksa semua pertanggungjawaban uang muka program dan Operational Lembaga dan melakukan follow up jika ada pertanggungjawaban yang tidak sesuai dengan peraturan SOP Lembaga maupun Donor dan dikoordinasikan dengan PIC yang bersangkutan.
- Membantu Accounting Officer untuk filling semua dokumen keuangan bila diperlukan.
- Berkewajiban untuk mengikuti rapat-rapat koordinasi yang diadakan oleh Lembaga dalam rangka kelancaran program
- Membuat workplan bulanan untuk kerja – kerja Finance Officer dalam Monday.com
- Membuat update progres kerja daily report dalam Monday.com
C. POSISI, WEWENANG DAN KOORDINASI
a. Posisi:
Berada didalam struktur pelaksana, dibawah Finance Manager
Untuk pekerjaan yang berhubungan dengan Cashier/Keuangan berkoordinasi dengan Accounting Officer dan Finance Manager.
Untuk seluruh pekerjaan Finance & Administrasi bertanggung jawab dan berkoordinasi kepada Finance Manager, Program Manager dan Direktur.
b. Wewenang:
Memproses Pengajuan Keuangan Program dan Lembaga, setelah PIC tersebut mempertanggungjawabkan uang muka sebelumnya.
Melakukan Pembayaran baik melalui Kas dan Bank
Mereview dokumen uang muka berikut dokumen pendukungnya.
c. Koordinasi:
Koordinasi dilakukan dengan Accounting Officer dan Finance Manager dan mampu bekerja sama dengan semua pihak.
IV. KUALIFIKASI DAN ADMINISTRASI
4.1. Kualifikasi
- Minimal lulusan S1 bidang Ekonomi, atau memiliki pengetahuan dan keetrampilan setara dengan S1.
- Memiliki pengalaman minimal 1 tahun di bidang keuangan dan kasir.
- Memiliki pengalaman dalam penggunaan komputer dan paket perangkat lunak perkantoran (Ms. Word, Ms. Excel, dll).
- Memiliki pengalaman menyusun laporan keuangan.
- Memiliki Pengalaman Kerja di Lembaga Swadaya Masyarakat (NGO)
- Memiliki kemampuan berbahasa Inggris, lisan maupun tulisan.
- Perempuan, kelompok minoritas lebih diprioritaskan.
4.2. Persyaratan Administrasi
- Surat lamaran yang dilengkapi foto dan CV terbaru dalam Bahasa Inggris serta dokumen pendukung lainnya seperti copy ijazah, sertifikat pelatihan/kursus
- 3 referensi dari atasan langsung atau rekan kerja di tempaty kerja sebelumnya
4.3. Durasi/waktu
- Surat lamaran lengkap dikirimkan via Email ke office@amanindonesia.org paling lambat tanggal 27 February 2022 (Update: Diperpanjang hingga 11 Maret 2022)
- Calon yang sesuai kriteria dan persyratan akan dihubungi melalui email pada tanggal 20 Maret 2022 untuk wawancara lebih lanjut.
V. GAJI
AMAN Indonesia akan memberikan tawaran gaji sesuai fungsi dan tugas dengan mempertimbangkan prosedur kebijakan di internal lembaga.